印鑑登録を代理人申請手順と必要なものを解説!即日でできる?

大切な法律行為に必要となる実印。

実印を使うには事前に市区町村役場で「印鑑登録」が必要になりますよね。

しかし、お仕事の都合や病気などの事業で本人が市区町村役場に出向けないこともあるかと思います。

印鑑登録はほとんどの市区町村で本人以外が申請することが可能です。

ここでは、印鑑登録の代理人申請の手順や必要なものについてお伝えしています。

印鑑登録事務は各市区町村の条例に基づく事務です。
それぞれの市区町村で取り扱いが異なることがあります。

印鑑登録代理人申請手順【5STEP】

まず先に印鑑登録の代理人申請の流れを確認してみましょう。
印鑑登録代理人申請のイメージ
「印鑑登録の代理人申請は、即日で完了することはありません」

市区町村役場からの郵送物を待ってから次の処理に移る必要があるからです。
一般的に考えて2~4日の余裕を見ておきましょう。

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急いでいるなら、初回来庁は午前中の早い時間帯にしましょう。
そうすることでできるだけ早く郵送してもらえる可能性が高いです。

手順をひとつづみていきましょう。

STEP1. 代理人専任届(委任状)を作成

代理人選任届(委任状)とは、印鑑登録者本人が代理人に申請をお願いしたと証明する書類のことです。

代理人選任届の入手は、市区町村ホームページからダウンロードするのが簡単です。

しかし、登録申請先の市区町村で用意されていない場合は、他の市区町村で用意されているものを編集して使っても問題ありません。
(「〇〇市長様」の部分を書き換えるだけで使えます)

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代理人選任届に押印する印鑑は必ず、印鑑登録する予定の印鑑である必要があります。

STEP2. 窓口で印鑑登録を代理申請

STEP1で作成された代理人専任届を申請者本人から受け取ります。

次に、代理人が市区町村役場の窓口へ出向き、窓口に備え付けられた印鑑登録申請書を記入します。(事前に申請書をダウンロードして、自宅で記入しても構いません)

印鑑登録申請書の記入には、印鑑登録する印鑑の押印が必要です。
窓口で申請書を記入する場合は、登録する実印を預って窓口へ持っていく必要があります。

岡山県岡山市の印鑑登録申請書の例

代理人申請時に必要なもの

  • 登録しようとする印鑑
  • 代理人選任届(委任状)
  • 代理人の認印
  • 代理人の本人確認書類(運転免許証など)
  • 申請者の本人確認書類(←市区町村によっては必要)
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1日目でできることはここまでです。
また、必要な持ち物も市区町村によって違うことがありますので、不安な場合は電話で確認をしておきましょう。

STEP3. 役所から照会文書が本人へ送付される

代理人からの申請を受け付けた後、市区町村役場から申請者本人の住民登録住所宛てに照会文書を簡易書留などで郵送されます。

照会文書というと難しく感じてしまいますが、内容としては「〇月〇日に印鑑登録申請がありましたが、本当にあなたの意志によるものですか?」という内容のものです。

申請者本人の住民登録住所に簡易書留で郵送することで、申請者本人だけが受け取れるという本人確認の意味も持っています。

郵送という性質上、郵便の到着に2~3日の日数がかかってしまうことを認識しておきましょう。

埼玉県川越市の照会文書の例

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住民登録を実家においたまま、近くで独り暮らしをされている方などが稀にいらっしゃいますが、住民登録されている住所にしか送付できませんので注意が必要です。

STEP4. 回答文書と委任状の作成

申請者本人が照会文書を受け取ったあと、回答文書を作成します。

回答文書とは、「照会された印鑑登録申請は自分の意志です」ということを回答します。

書類上は、申請者本人の署名と押印するだけです。

注意しなければならないのは、回答文書に押印する印鑑は「印鑑登録する印鑑」を使わなけれなりません。

さらに、回答書と合わせて「印鑑登録証を受領するための代理人選任届(委任状)」が用意されています。

滋賀県東近江市の回答書の例

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印鑑登録証の受領についても代理人に委任する場合は、受領に関しての代理人選任届(委任状)も作成します。
作成できたら、代理人に渡して受領をお願いしましょう。

STEP5. 印鑑登録・登録証の受領

申請者本人が印鑑登録証の受領をする場合

STEP4で作成した回答書を市区町村役場に持参しましょう。

印鑑登録証を受領した後は、すぐに印鑑証明書を発行することができます。

本人受領時に必要な持ち物

  • 登録しようとする印鑑
  • 回答書
  • 申請者の本人確認書類(運転免許証など)
  • 手数料(数百円程度)

個人番号カード(マイナンバーカード)を印鑑登録証と兼ねている市区町村の場合で、申請者本人が個人番号カード(マイナンバーカード)をお持ちの場合は持参しておくことをおすすめします。

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コンビニ交付に対応している市区町村では、個人番号カード(マイナンバーカード)を印鑑登録証と兼ねているんですね。

代理人が印鑑登録証の受領をする場合

申請者本人から、回答書と受領に対する代理人選任届を受け取っておきます。

さらに、「登録しようとする印鑑」と「申請者本人の本人確認書類(運転免許証など)」は必ず預かっておきましょう。

以下の持ち物を持って、市区町村役場に来庁してください。

印鑑登録証を受領した後は、すぐに印鑑登録証を発行することができます。

市区町村によっては印鑑証明書を代理人が取得するときにも委任状を必要とするところがあります。
事前に確認しておくと良いと思います。
代理人受領時に必要な持ち物

  • 登録しようとする印鑑
  • 回答書
  • 受領に対する委任状
  • 申請者の本人確認書類(運転免許証など)
  • 代理人の本人確認書類(運転免許証など)
  • 代理人の認印(受領書へ押印するため)
  • 手数料(数百円程度)

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