印鑑登録・証明

実印が必要だと知ったけれど、それには印鑑登録が必要らしい。

何から始めれば良いのかわからないということにならないために、印鑑登録とは何か、どういう手順で登録をするのかについてまとめています。

この記事を書いた人

元市役所勤務で印鑑登録や住民登録の元実務担当者。1000本以上の実印を登録してきました。
行政手続きに関する解説など実務に基づく情報をお伝えします。

印鑑登録とは？

印鑑登録とは、あなたのハンコの印影を事前に登録しておくことで、あなたのハンコで押印された印影だということを証明することができる制度のことです。

登録した印鑑は「実印」と呼ばれ、実印であることの証明として登録した市区町村役所で「印鑑証明書」の交付を受けることができます。

印鑑登録する意味と理由

あなたの意思表示であることを相手に信用してもらうことができるからです。

通常、印鑑はあなたの意思表示を確認するために使われます。

しかし、どこにでも売っている印鑑だと、それが「本当にあなたの意思表示なのか判断できない」場合があります。

大切な契約をするとなると、あなただけでなく相手方にとっても不安がありますよね。

そこで、役所で事前に印鑑登録しておくことで、「確かにあなたの印鑑であること」を客観的に証明できるのです。

あとでもお伝えしますが、印鑑登録するのは住民登録されている市区町村役場です。

運転免許証などの身分証明書と実印と印鑑証明書を揃えることで次の2点について確認することができます。

めんどうな部分もありますが、そのぶん安心して契約や手続きができる、大きな意味のある制度なのです。

印鑑登録をしていないとこれらの契約や法律行為ができないことになってしまいます

登録できない人

印鑑登録はあなたの意思表示であることを客観的に判断できるものですが、すべての人が印鑑登録できるわけではありません。

年齢が15歳未満の方が印鑑登録することができないのは、法律上制限能力者とされているからです。

つまり、年齢が15歳未満では重要な法律行為をするには判断能力が十分ではないと判断されています。

また、成年被後見人の方の行った法律行為は取り消すことができるため、通常は後見人が代理で意思決定して契約を行うためです。

どちらの場合も、判断能力の不十分な方を保護するために制限されています。

登録できる印鑑

多くの市町村の条例に書かれている印鑑の条件は次のようなものです。

100均で購入したプラスチック製印鑑、いわゆる”三文判”を実印として登録される方もいらっしゃいますし、ワンポイントの絵柄が入っているなど実務上判断が難しい印鑑もあります。

私が市役所職員のときにも、丸印でも角印でもない形の印鑑や、自作の印鑑を申請された方もいらっしゃいました。

印鑑登録手続きのやり方

ここまで、印鑑登録制度について簡単にお伝えしてきましたが、ここからは印鑑登録に必要な一般的な手続きのやり方についてまとめていきます。

どこで手続きする？

住民基本台帳に記録されている市町村でしか印鑑登録することはできません。

「住んでいる建物がある場所ではなく、住民票を置いている市町村役場」というところに注意です。

政令指定都市にお住まいの方は、お住まいの区役所が申請場所になります。

大学生の方など、住所を地元に残したままの人も多くいらしゃいますので注意が必要です

印鑑登録の手数料（費用）

印鑑登録にかかる手数料は300円程度（市区町村により数百円の増減あり）

改印や印鑑登録証の再発行などでも同様の手数料が必要です。

登録手続き手順と必要なもの

印鑑登録の手続き方法は上の画像のように、「本人が来庁できるか」「身分証明書の有無」により大きく4つのパターンに分類できます。

市区町村役場では身分証明書のことを「本人確認書類」と呼びます。

ここで言う、写真付き身分証明書の例として次のようなものが考えられます。

【パターン①】本人申請（即日登録可能）

あなた自身が「窓口へ出向くことができること」と「写真付きの身分証明書」を持っていることが前提になります。

市区町村役場に出向き、備え付けられた申請書類に記入・押印して窓口へ提出しましょう。

窓口の混雑具合によって待ち時間が必要ですが、登録作業自体は15分もあればできると思います。

【パターン②】本人申請・保証人方式（即日登録可能）

あなた自身が「窓口へ出向くことができること」はできますが、「身分証明書が不十分」という人で、どうしても即日で登録する必要がある場合、「あなたの本人確認を保証してくれる人がいる」ことが前提になります。

あなたの本人確認を保証してくれる人とは、同じ市区町村において既に実印登録を受けている人に限られます。

私が勤務していた市役所では、保証人の来庁は必須となっていましたが、保証人が来庁できなくても良いとする市区町村もあるようです。
電話などで事前に確認しておきましょう。

【パターン③】本人申請・照会回答方式（即日登録不可）

あなた自身が「窓口へ出向くことができること」はできますが、「身分証明書が不十分」という人で、保証人をお願いするつもりがないという場合ですね。

市区町村役場へ2回行く必要があります。

可能な範囲で本人確認できる書類を用意しましょう。

例えば、健康保険証や年金手帳などできるだけ公的機関が発行しているものが良いです。
しかし、全く何もない場合でも、電気やガス代などの請求書など可能な範囲で出せるようにしておきましょう。

その後、市区町村役場から郵送（簡易書留など）で「○○さんから印鑑登録の申請がありましたが、本当にあなたからの申請ですか？」という内容の文書が届きます。

それに対して回答した文書を持って、再度手続きに行くことで登録する方法です。

郵送状況にもよりますが、登録まで最短でも2,3日は必要になります。

簡易書留などで郵送されるため、自宅ポストに不在票が入っていないか気にするようにしましょう。

【パターン④】代理人申請・照会回答方式（即日登録不可）

お仕事や病気などで市区町村の開庁時間に来庁することができない人が対象です。

もっとも手間のかかるパターンで、市区町村役場へ最低でも2回行く必要があります。

手続きとしては、代理人が代理人選任届（委任状のようなもの）を持って本人に代わり印鑑登録申請をします。

その後、市区町村役場から郵送（簡易書留など）で「○○さんから印鑑登録の申請がありましたが、本当にあなたからの申請ですか？」という内容の文書が届きます。

それに対して回答した文書を代理人へ渡し、代理人が再度手続きに行くことで登録する方法です。

郵送状況にもよりますが、登録まで最短でも2,3日は必要になります。

印鑑登録証に暗証番号が登録できるタイプであっても、代理人に暗証番号を知られないよう回答書には目隠しシールなどの対策がされているので心配はありませんよ